Att tänka på vid magasinering och arkivering av dokument och bokföring
Även om digitalisering har kommit långt så är fysiska dokument ofta väldigt viktiga. Och allt ifrån verifikationer till avtal är i många fall av sådan rättslig beskaffenhet att de helt enkelt måste sparas. Men hur förvarar man pappershandlingar på bästa sätt? Och varför är det viktigt?
Det finns många olika anledningar att spara fysiska dokument. Både i ett företagsinternt och externt hänseende. Att säkerställa ändamålsenlig bevaring av dokument gör att det alltid går att få en historisk överblick, och att man inte är helt utelämnad till digitaliserade kopior. Med fullgod arkivering så finns viktigt dokument även tillgängliga för myndigheters insyn. Så här får ser du till att du använder utrymmet på bästa sätt och säkerställer att dokumenten förblir i bra skick.
Magasinering är ett enkelt sätt att förvara såväl dokument som annat som behöver lagras en längre eller kortare tid.
Så får du ut det mesta av dokumentförvaring
För att papper och dokument ska hålla gott skick så länge som möjligt är det viktigt att vidta en del förebyggande åtgärder. Dokument är nämligen i sin natur känsliga mot yttre påverkan. Rätt förvarande kan dokument förbli i läs- och brukbart skick under väldigt lång tid.
- Att förvara papper i pärmar motverkar slitage.
- Det går med fördel även att förvara buntar av dokument i lådor.
- Särskild viktiga dokument bör förvaras separat i plastfickor.
Det är även viktigt att skapa rätt förutsättningar för överblick. Se därför till att datera pärmar, lådor och fristående dokument. Ofta lönar det sig att upprätta ett register som därefter görs tillgängligt såväl i fysisk som digital form. Är du osäker på hur man långtidsförvarar dokument på bästa möjliga sätt kontakta oss för hjälp.
Bra anledningar att arkivera dokument
Magasinering är ett enkelt sätt att förvara såväl dokument som annat som behöver lagras en längre eller kortare tid. Det skapar rätt förutsättningar för praktisk förvaring som lever upp till höga krav avseende säker, tillgänglighet och pålitlighet.
- Materialet finns tillgängligt vid behov.
- Magasinering frigör utrymme.
- Ofta mer ekonomiskt än att förvara i kontorsutrymmen.
- Gör det enkelt att upprätthålla sekretess och konfidentialitet.
Utöver att säkerställa smidig förvaring av dokument så kan man med magasineringstjänster även möjliggöra förvaring av andra saker då man i de flesta fall får tillgång till förråd för eget förfogande. Att samtidigt magasinera möbler eller annan utrustning kan vara ett bra sätt att få ut det mesta av befintliga utrymmen.